3 Alasan Kamu Harus Segera Beralih Ke Smart Business

Konsep smart office sebenarnya bukan hal baru lagi. Konsep ini pertama kali muncul di tahun 1990-an, saat internet sudah bisa digunakan secara publik. Tapi, konsep smart office yang sekarang sudah jauh lebih maju dari sekedar komputer dan internet saja. Jadi apa itu smart office dan apa saja keunggulannya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini. 

Apa Itu Smart Office

Smart office adalah ruang kantor yang menggabungkan teknologi modern untuk meningkatkan produktivitas, pengalaman kerja, dan efisiensi karyawan dengan cara mengoptimalkan lingkungan kantor sekaligus menjaga ruang kantor agar tetap ramah lingkungan dan pengeluarannya lebih hemat. 

Pada umumnya, smart office dikelola dengan dua cara yang berbeda. Pertama, dengan memperkenalkan alat yang mendukung karyawan dalam menemukan, menggunakan, dan berkolasi di ruang kantor mereka. Lalu yang kedua dengan menyediakan kemampuan analitik dan alat bagi manajer fasilitas untuk mengoptimalkan penggunaan ruang dengan sistem cerdas. 

Inti smart office terletak pada optimalisasi. Sama seperti smartphone yang merevolusi cara kita menggunakan ponsel, smart office bertujuan untuk merevolusi ruang kerja kita untuk melakukan aktivitas profesional. Teknologi smart office ini dipandang sebagai solusi untuk mempertahankan staf dan merekrut talenta baru bagi bisnis seseorang. Memodernisasi ruang kantor di mana karyawan akan menghabiskan banyak waktu mereka sehari-hari, sama pentingnya dengan mengoptimalkan pengalaman karyawan. 

Manfaat Smart Office

Konsep kantor modern terbukti memiliki berbagai keunggulan. Di era kerja fleksibel dan model kerja hibrida, ini dia beberapa manfaat smart office: 

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Banyak tugas di kantor yang repetitif dan sangat membosankan. Dengan konsep smart office, tugas-tugas tersebut bisa diotomatisasi menggunakan teknologi yang canggih. Dengan begitu, karyawan bisa lebih fokus pada tugas yang lebih teknis. Pekerjaan pun bisa terselesaikan dengan lebih efisien, produktivitas pun meningkat. 

2. Kesejahteraan Karyawan Meningkat

Produktivitas meningkat memungkinkan waktu kerja yang lebih efisien. Karyawan tak perlu lagi kerja lembur setiap saat dan jadi memiliki kehidupan yang lebih seimbang di dalam dan di luar kantor. Adanya kontrol suhu dan pencahayaan yang bisa disesuaikan dengan preferensi karyawan juga mampu meningkatkan kesejahteraan karyawan. 

3. Meningkatkan Kolaborasi

Kolaborasi jadi jauh lebih mudah dibandingkan dengan perusahaan yang tidak mengusung konsep pintar, baik itu kolaborasi langsung maupun jarak jauh. Contoh penerapannya adalah adanya kelengkapan sistem video conference dan komunikasi serta software booking untuk tamu. Kolaborasi lebih mudah, pendapatan perusahaan pun mungkin akan meningkat. 

4. Otonomi dan Kontrol Karyawan

Mengadaptasi model kerja hibrida yang dipadukan dengan solusi kerja smart office memberikan karyawan kendali yang layak atas jadwal dan keseimbangan ritme kerja mereka. Karyawan bisa memilih sendiri ruang dan waktu yang tepat bagi mereka untuk bekerja. Kontrol yang lebih besar seperti ini, jika digunakan dengan tepat, akan meningkatkan kepuasan dan produktivitas kerja. 

5. Memiliki Ruang Kerja yang Tepat

Saat ini, lebih banyak perusahaan yang menggunakan ruangan kantor kolaborasi daripada ruang sendiri-sendiri. Teknologi sensor pintar dapat digunakan untuk mengukur penggunaan setiap sumber daya di kantor sepanjang hari untuk mengambil keputusan strategis tentang bagaimana ruang kantor harus diubah untuk memenuhi kebutuhan baru karyawan. 

Baca Juga: Smart Restaurants: Apa Itu dan Apa Manfaatnya?

Contoh Smart Office

Berikut ini beberapa contoh kantor modern yang bisa diterapkan di perusahaan Anda:

1. Kontrol Akses

Teknologi smart office yang langsung terlihat dimulai dari bagaimana karyawan masuk ke kantor. Smart office biasanya menggunakan beberapa bentuk kontrol akses cerdas, di mana aksesnya hanya bisa diberikan ke karyawan. 

Setiap pagi, karyawan hanya perlu menempelkan kartu ID mereka untuk absen, sekaligus masuk ke area kantor. Cara ini jauh lebih cepat dan pencatatan digitalnya akurat. Apabila ada karyawan yang telat, semuanya tercatat dengan jelas. 

2. Manajemen Pengunjung

Berkaitan dengan kontrol akses di atas, hanya karyawan saja yang bisa masuk ke area kantor. Sementara itu, tamu tidak bisa sembarangan masuk, sehingga situasi kantor pun lebih aman dan terjaga. Tamu bisa menuju ke resepsionis terlebih dulu untuk mendapatkan kartu akses khusus untuk tamu. 

Cara yang lebih modern lagi adalah sekarang ada perusahaan yang menerapkan kode QR. Jadi sebelum berkunjung, tamu bisa mengatur kunjungan mereka via aplikasi. Begitu datang, sudah ada kode QR yang akan memperbolehkan mereka masuk ke area kantor, bahkan mengarahkan tamu ke ruangan yang tepat. 

3. Software Manajemen Ruang Rapat

Ruang rapat saat ini membutuhkan teknologi yang berbeda karena sekarang sudah masanya rapat dengan cara video conference. Karena itu, tata letak dan perlengkapan di ruang rapat pun harus diatur sedemikian rupa. Beberapa smart office menyediakan ruang rapat berbeda-beda yang bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan rapatnya. 

Di perusahaan besar, ada juga yang memberlakukan software manajemen ruang rapat agar karyawan bisa booking ruang rapat dengan mudah. Dengan begitu, akan lebih mudah memesan ruang rapat tanpa tabrakan jadwal dengan departemen lain. Karyawan bisa mengecek secara real-time, ruangan mana yang bisa digunakan dan mana yang sudah terisi. 

4. Video Monitoring Modern

Video monitoring sudah lama digunakan di perusahaan dengan tujuan untuk mengontrol dan menjaga keamanan. Smart office hingga kini juga masih memanfaatkan teknologi kamera dengan lebih dalam lagi. Penggunaan ruangan kantor jadi lebih mudah dengan kontrol dari kamera. Sekarang, fiturnya lebih canggih dengan sudut pandang, pengaturan cahaya dan zoom yang berbeda. 

Selain itu, sekarang sudah ada fitur layar terpisah yang memungkinkan dalam memantau dua lokasi berbeda dalam satu waktu hanya dari satu komputer atau ponsel saja. Video maupun gambar bisa disimpan di dalam cloud, sehingga bisa digunakan untuk berbagai kepentingan tertentu. 

5. Kontrol Cahaya dan Suhu Pintar

Di kantor ada yang suka suhu dingin dan ada yang lebih suka agak hangat. Tentu sulit memenuhi keinginan setiap karyawan. Tapi sekarang sudah ada teknologi pintar yang lebih memudahkan hal ini. Suhu bisa dikontrol dengan mudah di tiap ruangan, sehingga bisa lebih hemat biaya dan hemat energi. 

Menariknya, sistem kontrol suhu pintar mampu mendeteksi preferensi suhu yang disukai di tiap ruangan dan akhirnya menyesuaikan temperaturnya. Suhu yang sesuai dengan preferensi karyawan ini ternyata sudah terbukti mampu meningkatkan produktivitas karyawan. Bahkan sekarang kontrol suhu dan cahaya sudah bisa diatur lewat situs web maupun aplikasi seluler. 

Sediakan produk terbaik untuk konsep smart office yang optimal. Di ruang rapat, siapkan BARDI Smart Door & Windows Sensor untuk mengontrol siapa saja yang masuk ke ruangan sehingga lingkungan kerja  lebih aman, efisien, dan nyaman. Dapatkan berbagai smart devices kualitas baik di Antaras Eazy untuk mewujudkan smart office modern!